Contente
- Primeira parte da reunião
- Segunda parte da reunião
- Terceira parte da reunião e assinaturas
- Coisas para não incluir
- Regras de Ordem de Robert
A igreja é uma organização com um conselho de administração. Atas de reuniões precisas devem ser mantidas como um registro legal de seus eventos. As atas registram os eventos da reunião em um formato lógico e tornam-se a documentação legal dos assuntos da igreja. Elas são mantidas pela junta da igreja e não devem ser liberadas para os membros em geral ou para a mídia. Em um tribunal de justiça, as atas de reuniões serão altamente consideradas, enquanto que a lembrança de um evento por parte uma pessoa pode não carregar a mesma autoridade.
Primeira parte da reunião
A primeira seção da ata de reunião de uma igreja deve conter o nome da igreja, a data, a hora, o local, o tipo de reunião que está sendo realizada (regular, de emergência, especial), os nomes dos presentes, os membros presentes e informar se o quorum foi atingido (o quórum é quando a maioria dos membros do conselho estão presentes.) Esta seção também deve conter os resultados de todas as ações da reunião anterior e aprovar essas atas.
Segunda parte da reunião
A segunda seção é o corpo da reunião. A recepção dos membros e a abertura e o fechamento da oração devem ser incluídos. Cada movimento individual deve ser gravado com exatidão em texto, a contagem de votos e o resultado (aceitação ou declínio). Nomes corretamente grafados, quantias de dinheiro e descrições de cada movimento são muito importantes. Se a igreja for chamada a um tribunal de justiça, a ata de reunião pode ser necessária para provar ou refutar uma moção. As atas refletem a natureza espiritual da igreja e tornam-se sua voz. O corpo de ata de reunião, quando corretamente preenchido, inclui todas as ações da igreja desde o início à resolução final.
Terceira parte da reunião e assinaturas
A última seção deve incluir quem indicou a interrupção e a hora do fechamento. Essa seção também pode incluir a data, a hora e o local da próxima reunião. É recomendável que o secretário assine a ata. Se o conselho assim o desejar, o presidente pode também assiná-la, mas apenas uma assinatura é necessária. Normalmente, as atas tornam-se oficiais na próxima reunião, quando são aprovadas. Até então, elas são referidas como não oficiais. As atas devem ser mantidas em um arquivo ou pasta no local principal da igreja e arquivadas em ordem cronológica.
Coisas para não incluir
Relatórios excessivamente detalhados não são necessários, mas a descrição suficiente e minuciosa da ação é recomendada. Opiniões, frases e discussões de julgamento não devem ser incluídos. Lembre-se que o propósito da ata de reunião é o de registrar as ações/moções a serem tomadas. Movimentos retirados não precisam ser incluídos.
Regras de Ordem de Robert
A maioria das igrejas aderem às Regras de Ordem de Robert. Henry Martin criou as regras como uma forma de manter uma reunião calma e ordeira. Desde a primeira edição em 1876, as "Regras de Ordem" tem mantido um comportamento profissional, proporcionando uma forma organizada para realizar reuniões. Perguntas sobre a lei governamental são respondidas dentro das páginas do livro. Cada edição torna-se mais abrangente, uma vez que responde a avanços na tecnologia e práticas de negócios em geral.
