Como dispensar um funcionário com dignidade

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O que você precisa

Ser despedido pode ser devastador para o funcionário, mas também é muito difícil para a pessoa que terá de dar a mensagem. Se você for o supervisor ou gerente que tiver de demitir o funcionário por razões financeiras, reestruturações organizacionais etc - ou seja, por motivos que NÃO tenham relação com mau desempenho do funcionário - essa difícil tarefa pode se tornar um pouco mais fácil se você tratar o funcionário com o máximo de respeito possível.

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Trate o funcionário dispensado com o máximo de dignidade possível, e o processo será muito mais fácil para ambos (Hemera Technologies/PhotoObjects.net/Getty Images)

Antes de dizer ao funcionário que ele será despedido, prepare-se. Converse com seu supervisor ou seu gerente de recursos humanos e entenda exatamente o porquê de o funcionário estar sendo demitido, para que possa explicar isso a ele clara e honestamente. Pense muito bem para tentar antecipar as perguntas que o funcionário possa fazer. Você precisará saber exatamente como funciona o processo de desligamento e cobrir todos os detalhes, como quando será o último dia do funcionário, ter o pagamento pronto, caso aquele seja o último dia, saber se haverá o pagamento de alguma indenização ou benefícios e saber se há alguma possibilidade de a vaga ser reaberta no futuro.
Se você ainda não souber, verifique como são feitas as demissões em sua empresa. Elas são feitas pelo supervisor direto ou por um especialista em recursos humanos? São feitos por uma única pessoa ou com outros? Geralmente, é preferível que a demissão seja anunciada por duas pessoas. Peça ao seu supervisor ou gerente de recursos humanos que vá com você comunicar ao funcionário que ele está sendo demitido. É útil ter a experiência e explicações adicionais, além de ser bom também tê-los como "testemunhas" da conversa.
Determine uma data, hora e local (privado) exatos para anunciar a dispensa do funcionário. Separe no mínimo uma hora.
Chame o funcionário antes da reunião e peça para falar em particular com ele. Não antecipe por telefone o que você quer dizer - esse é o tipo de conversa que precisa ser feita face a face. Não crie suspense; isso só aumentará a ansiedade.
Quando o funcionário chegar à reunião marcada, peça a ele que se sente. Sem fazer suspense, diga que tem algo muito importante a comunicar e diga. Seja muito claro e breve, pois ambiguidade poderá confundilo. Fique calmo, sério e demonstre solidariedade. Diga "sinto muito por ter de fazer isso, mas sua vaga está sendo fechada por causa de _ (diga o motivo). Por esse motivo, teremos de encerrar seu vínculo de _ com a empresa. Quero deixar claro que isso não é culpa sua".
Quando tiver falado, fique em silêncio e dê ao funcionário tempo para digerir o que você falou, e veja como ele reage para que você possa responder à forma como ele reagiu. Não fique tagarelando, já que você também estará nervoso.
Tente pensar antecipadamente nas reações emocionais. Não tenha medo de perguntar como ele está. Alguns funcionários podem já esperar ser demitidos, enquanto outros ficarão verdadeiramente chocados. Alguns podem chorar (tenha lenços por perto). Outros podem ficar ansiosos; nesse caso, esteja preparado para dar apoio. Outros podem ficar nervosos; ouça-os sem ficar na defensiva.
Responda quaisquer perguntas que o funcionário possa ter e repita as respostas quantas vezes forem necessárias. Algumas perguntas serão de cunho prático, o que fará sua preparação necessária. Tenha em mãos uma pasta com qualquer papelada que você precise assinar (como carta de rescisão ou acordos) e certifique-se de incluir informações explicando como serão pagos os últimos salários, benefícios de férias ou atestados médicos, convênio médico, planos de previdência, indenização por demissão etc. Se o funcionário for elegível para algum programa de benefícios para funcionários, relacionado à demissão (como aconselhamentos), explique a ele como ter acesso a esses benefícios. Dê também informações sobre os fundos governamentais locais e agências de emprego, incluindo fundos para atualização de currículos.
Outras perguntas podem ter um curso mais "existencial". Lembre-se, muitos funcionários ficam ligados a seus empregos e carreiras, e ser demitido pode parecer uma rejeição pessoal ou significar a perda de uma parte de suas identidades. Certifique-se de reiterar que a dispensa está acontecendo por motivos além do controle deles; elogie o funcionário por sua lealdade, desempenho, etc, quando apropriado.
Alguns empregadores preferem que o funcionário dispensado deixe o ambiente de trabalho imediatamente, o que faz com que a dispensa seja ainda mais dolorosa. Contudo, se essa for a política da empresa, explique isso ao funcionário. Ele pode precisar de ajuda para guardar seus pertences pessoais, incluindo a recuperação de informações pessoais de seus computadores de trabalho. Você precisará reter as chaves, permissões de estacionamento, crachás, etc.
Se sua empresa não tiver uma política que exija que o funcionário deixe a empresa imediatamente, converse com o funcionário para planejar uma data que deixe-o confortável para planejar o último dia de trabalho. Trabalhe em conjunto com ele para conseguir finalizar trabalhos em andamento e converse também para decidirem juntos como a dispensa será comunicada aos colegas de trabalho.
Enfatize os recursos disponíveis, como aconselhamento, como lidar com o estresse da perda de um trabalho, etc. Por vezes, as empresas têm funcionários contratados para ajudar aqueles que foram dispensados a falar sobre o que estão sentindo e ajudá-los a seguir em frente. Se sua empresa não dispuser de recursos para ajudar os funcionários a conseguir outros empregos, sua pesquisa adiantada ajudará o funcionário com recursos que eles poderão usar.

Dicas

Após demitir um funcionário, é importante que você "desabafe" com seu supervisor ou especialista de recursos humanos, afinal, também é uma tarefa dura para você.
Tente colocar-se no lugar do funcionário. Como você gostaria que alguém lhe dissesse que você está sendo demitido se a culpa não for sua? E com quais tipos de recursos você gostaria de contar para lidar com a demissão e procurar outro emprego? Esses são os tipos de dicas que você terá de ter em mãos quando for VOCÊ o portador de más notícias.

Aviso

Certifique-se de seguir as políticas de sua empresa.
Certifique-se de que o método está de acordo com as leis trabalhistas. Se não tiver certeza, consulte seu especialista em recursos humanos e verifique a legislação trabalhista vigente, ou fale com um especialista da secretaria de trabalho. A função deles é ajudá-lo.