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Reuniões com atas bem documentadas são mais efetivas e eficientes do que sem esse tipo de registro. As decisões são anotadas e os itens de ação e quem é responsável por eles são acompanhados. Elementos essenciais da discussão são descritos para que as pessoas que não compareceram à reunião possam facilmente descobrir o que aconteceu sem desperdiçar tempo em novos encontros. Ao criar atas, você adicionará coisas boas à sua reputação de realizar ótimas reuniões.
Decisões
Cada pessoa em uma reunião terá sua perspectiva do que ocorreu e do que foi decidido. Ao registrar essas decisões e publicá-las como parte da ata, há uma versão oficial do ocorrido caso existam desentendimentos no futuro.
Fazer atas pode também forçar uma maior clareza sobre aquilo que foi decidido. Para garantir que as anotações sejam precisas quando a discussão não estiver clara, o secretário pode fazer perguntas como "Então todos concordam que o lançamento do produto acontecerá em julho ou agosto?". Isso faz com que todos os participantes saiam do encontro com o mesmo entendimento.
Itens de ação
Um registro de itens de ação concordados em uma reunião é especialmente útil com grupos que se encontram regularmente. Revisar os itens de encontros anteriores faz com que seja fácil saber o que ainda precisa ser feito. Isso dá aos membros da equipe um incentivo para realizar suas tarefas antes da reunião.
Exigências legais
Em alguns casos, como para reuniões de conselhos, as atas podem ser uma exigência dos estatutos do grupo. Elas podem ser consideradas documentos legais para propósitos como impostos e auditorias. Essas empresas normalmente possuem um secretário que é responsável pelas atas em todas as reuniões.
Definindo um secretário
Como atas precisas são importantes, cada reunião deve ter um secretário definido. Fazer anotações completas e também participar ativamente do encontro pode ser desafiador, portanto é frequentemente melhor que o facilitador da reunião escolha outra pessoa para registrar os fatos. Esse funcionário deve anotar as decisões, itens de ação e discussão do encontro de maneira clara e concisa. Textos muito grandes podem não ser lidos.
Estilos
Existem estilos diferentes para escrever atas de reunião. Para encontros de conselhos, onde esses papéis são documentos legais e oficiais, as leis podem ditar qual tipo de informação será relatada nos textos. Alguns tipos de ata não registram a discussão que resultou na decisão final sobre determinada questão.
No entanto, em reuniões de negócios ou de equipes de projetos, é normalmente mais eficaz registrar os pontos-chave da discussão. Ter um registro desses pontos é útil para pessoas que não puderam estar presentes ou que desejam lembrar o que foi discutido anteriormente, para que não se desperdice tempo na próxima reunião.
