Contente

• Instruções
• Preparação
• Dicas
• O que você precisa

Levar algum tempo escrevendo um manual de treinamento para funcionários pode parecer uma tarefa trabalhosa. Usar as ferramentas do Microsoft Word 2007 torna este processo mais fácil. Antes de começar a escrever, faça um planejamento. Decida quais tarefas seus empregados devem cumprir e quais podem ser descritas para ajudá-los. Planeje em qual situação irá usar o manual, se em uma aula presencial ou em uma visita auto-guiada. Uma vez que tiver uma ideia de que tipo de manual necessita, aqui estão algumas ferramentas que você pode usar para fazer da sua ideia uma realidade.

Instruções

Crie manuais de treinamento com o Microsoft Word 2007 (Comstock Images/Comstock/Getty Images)

Preparação

1. Use a ferramenta de bordas no Word para criar uma lista multi-nível de tarefas que o empregado deve aprender. Este processo irá te ajudar a decidir quão longo seu manual será e irá ajudar a particionar os trabalhos em partes menores, mais fáceis de explicar aos empregados. Para utilizar a ferramenta de bordas no Word, você deve começar com um documento em branco e selecionar "Home". No grupo "Parágrafo" há 3 botões: pontos, números e lista multi-nível. Selecione "lista multi-nível" ou você pode clicar na seta para baixo para selecionar uma lista de opções de borda. Você pode também criar a sua própria. Escreva seus parâmetros. Vá para um próximo nível de sua lista multi-nível apertando "Tab". para voltar, pressione "Shift+Tab". Escreva em passos para o treinamento e outras informações para explicar a seus empregados como realizar as tarefas necessárias no emprego.

   
   

2. Use as funções de cabeçalho e rodapé no Word para adicionar números das páginas, conteúdo das seções e um título para cada página do documento. Cabeçalhos e rodapés são referências visuais importantes para o empregado saber onde ele está no manual de treinamento. Quando está fazendo o treinamento, adicionar números às páginas ajuda a relacionar certas páginas a alguns assuntos. Clique em "Inserir aba", e então na seção cabeçalhos & rodapés selecione "Cabeçalho". Você terá opções de estilos de cabeçalho ou poderá criar o seu próprio. O cabeçalho aparece em cada página de seu manual, ou você pode alterá-lo para que apareça apenas em páginas opostas para que seu manual siga uma linha de livro. Os rodapés aparecem na parte inferior da página e geralmente são usados para mostrar o número da página, datas e informações do usuário. Clique em "Rodapé" na seção de cabeçalhos e rodapés e como fez anteriormente, você terá diversos tipos para escolher.

   
   

3. Adicione uma capa para diferenciar seu material de treinamento de outros itens que você entrega a seus empregados, como um guia do empregado. Crie sua própria capa clicando em "Inserir aba" e então "Capa" na seção de páginas. Você verá uma variedade de estilos de capas que você pode escolher ou ainda criar a sua própria. De ao seu manual um título descritivo; inclua a data de criação e os autores, já que muitas vezes estes manuais são elaborados em grupo.

4. Adicione cabeçalhos para ajudá-lo a criar uma tabela de conteúdo para seu documento de treinamento. Isto também ajuda a organizar visualmente para facilitar o uso de seu empregado. Crie diferentes estilos de cabeçalhos para cada assunto usando a borda pré-criada (este cabeçalho não é o mesmo que o que fica no topo da página). Estilos de cabeçalho são estilos de fonte que você usa para indicar diferentes seções de treinamento, assim como diferentes subseções.

   Se estiver escrevendo um manual de como escrever correspondência corporativa, seu Cabeçalho 1 deve ser "Como escrever uma carta corporativa" e então o subtítulo pode ser "O que incluir". Para marcar os cabeçalhos 1 e 2, selecione o "Home" e na seção de estilos você verá um número de diferentes estilos que você pode escolher incluindo cabeçalho 1, cabeçalho 2, legenda, etc. Selecione o texto que deseja como primeiro cabeçalho 1 e clique na seção "Cabeçalho 1" para indicar sua importância. Clique na próxima seção para criar seu cabeçalho 2. Siga por toda a borda, selecionando cabeçalho 1 e 2. Estes serão incluídos em sua tabela de conteúdo quando acabar.

5. Adicione uma tabela e conteúdo (TDC) para ajudar seu empregado a encontrar informações que podem precisar quando for o caso. Se você já adicionou os cabeçalhos primários e secundários ao seu documento, deixe o Word fazer o trabalho e criar a TDC para você. Clique no início do documento, onde deseja que a TDC apareça (normalmente após a capa) e clique em "Referências" e então "Tabela de conteúdos" na seção homônima. Você verá uma lista de tabelas automáticas que você pode usar. Clique em uma das seleções automáticas e sua TDC deve aparecer usando os cabeçalhos pré-escolhidos.

6. Organize seus cabeçalhos e seções de seu manual de treinamento em uma ordem de passo-a-passo. A última e mais essencial seção do manual deve ser o índice. Quanto mais completo for seu índice, mais facilmente o estudante poderá encontrar respostas pelo número da página posteriormente. Para criar um índice, selecione uma palavra que deseja inserir. Clique em "Referências" e então "Marcar entrada" continue fazendo isso para cada item que deseja adicionar ao índice. Quando finalizado, role a barra até o fim de seu manual de treinamento e adicione o índice clicando em "Referências" e então "Inserir índice".

7. Cheque a ortografia e salve seu arquivo. Uma vez que tenha criado o primeiro manual de treinamento, você pode tornar este num modelo para outros manuais clicando em "Abrir", então "Salvar como", quando a caixa de diálogo aarecer, na seção "Salvar como tipo' clique na seta para baixo e selecione "Word template (.dotx)" e então poderá reutilizar seu trabalho em outros manuais de treinamento.

Dicas

• Adicione gráficos e outras ilustrações para ajudar os empregados a entenderem o que está escrevendo.
• Certifique-se de testar qualquer informação usada neste manual com pelo menos uma pessoa antes de entregá-lo aos empregados.
• O Word 2003 e 2007 possuem interfaces diferentes. Embora estas sugestões se refiram ao Word 2007 as mesmas funções estão presentes no Word 2003.

O que você precisa

• Microsoft Word 2007